Paljon on saatu aikaan -tilannekatsaus ODA:sta ennen kesälomia

Hankkeen kevätkausi on ollut kiireinen. Olemme saaneet yhdessä paljon aikaan, ja on ollut mahtavaa seurata ensimmäisten beta-versioiden asiakaskäytön palautteita ja tuloksia! Hankkeen nykyinen vaihe päättyy lokakuussa, jonka jälkeen siirrytään jatkokehittämisen vaiheeseen. Seuraavia askeleita on jouduttu suunnittelemaan vasten toimintaympäristöä, johon liittyy tällä hetkellä paljon epävarmuutta ja turbulenssia: sote-uudistukseen liittyvät päätökset ovat lykkääntyneet, samoin kuin itse uudistuksen aikataulu ja esimerkiksi asiakastietolain uudistusten viivästyminen. SoteDigi Oy tulee olemaan keskeisessä roolissa Omaolo-palvelun jatkokehittämisessä ja levittämisessä. 

Oirearvio -beta

Omaolo-palvelun toteutus on edennyt harppauksin ja asiakastestauksessa on tällä hetkellä sosiaalihuollon palveluarviot (https://palveluarvio.omaolo-beta.fi) ja terveydenhuollon oirearviot (https://oirearvio.omaolo-beta.fi). Käyttö on vielä rajattu muutamille alueille mutta syksyn aikana käyttöä laajennetaan. Esimerkiksi Hämeenlinnassa asiakas pääsee jo oirearvion toimintasuosituksen perusteella tekemään itse sähköisen ajanvarauksen. Asiakastestauksen avulla olemme jo saaneet arvokasta palautetta mm. palvelun saavutettavuuteen liittyen ja toteuttaneet parannuksia Omaoloon niihin perustuen.

ODA on alusta saakka ollut ennen kaikkea toiminnallisen muutoksen hanke, jossa sähköinen palvelu toimii muutoksen mahdollistajana. Mukana olevissa 14 kunta- ja sairaanhoitopiirien organisaatiossa on tehty kymmeniä toiminnallisia muutoksia, joilla pyritään parempiin, tehokkaampiin ja asiakaslähtöisempiin toimintatapoihin. Muutoksia mittaroidaan jatkuvasti ja tuotantopäätöksiä tehdään sen perusteella. Organisaatioissa on syntynyt mm. kokonaan uusia rooleja ja yksiköitä (esim. digihoitaja), mikä on vaikuttanut esimerkiksi negatiivisen asiakaspalautteen määrän merkittävään vähenemiseen. Työn organisointiin on tehty kymmeniä parannuksia, joka lyhentänyt esimerkiksi asiakkaiden odotusaikoja merkittävästi. On luotu täysin uusia prosesseja, joiden avulla on parannettu sellaisten kohderyhmien palvelua, joiden on tunnistettu olevan heikossa asemassa (esim. läheishoitajat). Toimintatapojen yhdenmukaistamisen kautta on saavutettu parempaa laatua esimerkiksi hoidon tarpeen arvioinnissa ja hoidon seurannassa sekä pystytty jättämään kokonaan turhia työvaiheita pois. Tämä on näkynyt esimerkiksi ammattilaisten vapautuneena kapasiteettina.

Omaolo ja ODA atk-päivillä

Käytännön kehittämistyön ohella on tärkeää tehdä pitkäjänteistä tutkimusyhteistyötä. Olemme aloittaneet oirearvioiden validointityön sekä vaikuttavuuden arviointityön yhteistyössä valittujen yliopistojen kanssa. ODAan liittyen on myös käynnissä useita opinnäytetöitä, joista odotamme mielenkiintoisia tuloksia.

Seuraavaksi katse on toivottavasti aurinkoisessa kesässä ja kesälomissa. Kehitystyö jatkuu kuitenkin koko kesän ja syksyllä on odotettavissa uusia Beta-julkaisuja, seuraavana kokonaisvaltainen hyvinvointitarkastus ja hyvinvointivalmennuksia. Näiden avulla voi jokainen terveydestään ja hyvinvoinnistaan kiinnostunut saada arvion omista terveyteensä ja hyvinvointiinsa liittyvistä riskeistä ja vinkkejä niiden pienentämiseen sekä ottaa käyttöön tilanteeseensa sopivan valmennuksen. Palveluja tullaan käyttämään myös osana palveluprosesseja asiakkaiden hyvinvoinnin seurannassa ja parantamisessa. Lisäksi jo olemassa olevat betat pyörivät asiakaskäytössä kesän läpi. Kesäflunssan iskiessä kannattaakin tehdä Omaolon oirearvio! :)


Teksti: Hanna Nordlund, hanketoimisto, ODA-projektijohtaja

Lähes neljästäkymmennestä pilotista kuuteen pilottiryhmään

Talvi alkaa vihdoin kääntyä kohti kevättä ja ensimmäiset leskenlehdet ja muuttolinnutkin on jo nähty. Myös Omaolossa ollaan pikkuhiljaa siirtymässä seuraavaan vaiheeseen. Sosiaalihuollon palveluarviot pääsivät beta-vaiheeseen maaliskuussa (https://palveluarvio.omaolo-beta.fi) ja seuraavia beta-versioita rakennetaan kovalla tohinalla. Beta-vaihe vaatii pilottiorganisaatioilta taas uudenlaista asennoitumista, sillä pitkälti ammattilaisvoimin tehdystä testauksesta asiakastestaukseen ja oikean potilasdatan käsittelyyn siirtyminen on kriittinen vaihe kohti tuotantokelpoista julkaisua. Lisäksi beta-vaihe tuo mukanaan siirtymisen yksittäisistä pilottiprosesseista ja -ympäristöistä kohti yhtä, yhteistä Omaolo-palvelua. Beta-vaiheessa myös pilottien suunnittelemat yhteiset toimintamallit ponnistetaan ensimmäistä kertaa kunnolla.

  

Omaolo Beta 0.1: Sosiaalihuollon palveluarviot

ODA-hankkeen 14 organisaatiossa on valittu yhteensä 38 pilottia, jotka on jaettu palveluprosessien ja Omaolo-palvelussa käytettävän sisällön perusteella kuuteen pienryhmään: satunnaisen palvelutarpeen, satunnaisen hoidon tarpeen, koordinoidun hoidon ja palvelun tarpeen, suun terveydenhuollon, määräaikaistarkastusten sekä pitkäaikaissairauksien seurannan pilotteihin. Näissä ryhmissä pilotit ovat työstäneet mm. yhteisiä palveluprosesseja ja Omaoloon tulevia sisältöjä säännöllisesti yhdessä. Pienryhmissä työskentely on mahdollistanut avoimen tiedon jakamisen ja kokemuksien vaihtamisen. Kaikkien ei tarvitse testata kaikkea, vaan hyväksi havaittuja käytäntöjä on voitu mallintaa toiseenkin organisaation sopivaksi.

Yhteistyö ei ole ollut täysin kivutonta monestakin syystä. Olemme tottuneet tarkastelemaan prosessejamme ja asiakas- ja potilastyössä tarvittavaa tietosisältöä siilomaisesti lähinnä vain oman organisaation tai palvelualueen näkökulmasta. Niinpä olemme kokeneet ajoittain lähes tuskallisia hetkiä, kun yhteisiä malleja ja toisiinsa sopivia palasia ei vain ole meinannut löytyä. Jo pelkästään terveyden- tai sosiaalihuollon sisällä meillä on lukuisia erilaisia toimintamalleja ja käytäntöjä esimerkiksi lainsäädännön tulkinnasta, puhumattakaan siitä, miten paljon työtä vaatii aidon sote-integraation tekeminen. Piloteillamme on kuitenkin valtava määrä tahtotilaa ja osaamista, joiden avulla toimintamalleja ja sisältöjä on saatu yhdenmukaistettua ja järkevöitettyä. Siitä annamme hanketoimiston puolesta piloteillemme isot kiitokset ja selkääntaputukset.

Pilottien keskinäinen yhteistyö on korostunut myös palautteen yhdenmukaisessa keräämisessä ja sen prosessoinnissa. Palautteiden ja muutostoiveiden hallinta on vaatinut organisaatioiden käyttäjätuesta vastaavilta ammattilaisilta säännöllistä keskinäistä kommunikointia ja sopimista. Tämäkin malli kehittyy kokemuksen ja mallista annetun palautteen perusteella. Keskeneräisyyden ja epävarmuuden sietäminen korostuu tällaisessa kehittämisen mallissa, jossa olemme päättäneet tehdä asioita alusta asti itse, ottaen lähinnä vain opiksi aiemmin tehdyistä ratkaisuista.

Kaikki 38 pilottiamme ovat tehneet pitkän matkan yksittäisten palveluprosessien nyky- ja tavoitetilan kuvaamisesta yhteisten, kansallisten toimintamallien rakentamiseen. Pilotit ovat päässeet tarkastelemaan Omaolo-palvelujen käyttöä niin yksittäisten, organisaatiokohtaisten sisältöjen kuin pienryhmien yhteisten sisältöjen kautta ja näillä opeilla käännämme katseet pikkuhiljaa kohti yhtä, yhtenäistä, kansallista Omaolo-palvelua.

Teksti: Leena Latva-Rasku, ODA-hanketoimisto

Kohti liikkuvaa maalia - oppeja ison kansallisen projektin matkan varrelta

Siitä tuntuu olevan ikuisuus, kun Kuntaliiton Karri Vainio kuskasi meidät espoolaiset katsomaan, mitä Hämeenlinnassa oli kehitelty sähköisten omahoitopalvelujen saralla. Tunnistimme heti, että tässä olisi paikka laajempaan kuntien väliseen yhteistyöhön. Sitran ja Duodecimin tuella Hämeenlinnassa otettiin myöhemmin käyttöön minunterveyteni.fi palvelu. Se oli ODA:n esiaste, ensimmäinen karvalakkiversio.

Nyt tuosta visiitistä on kulunut kohta neljä vuotta. Kukaan meistä Hämeenlinnassa aikanaan käyneistä ei aavistanut, mitä oli edessä. Tänään olen ison kansallisen, hallituksen kärkihankerahoitusta saavan digiprojektin omistaja. Takana on suuritöiset rahoitushakemukset ja hankintaprosessit, lukuisia työpajoja, kokouksia ja valmennuksia. Parhaillaan kumppanimme koodaa kuumeisesti Omaolo -palvelutuotteita. Tuotteita on konseptoitu 14 kunnan ja kuntayhtymän ja yli 30 pilottiprosessin tarpeisiin. Kaikkea tätä on tehty samaan aikaan, kun Sote-uudistus mullistaa rakenteet, toimintatavat ja vastuut, ja kun tulevaisuus on epävarmempi kuin koskaan urani aikana.

Mitä olen oppinut?
Luen parhaillaan Aleksander Stubbin kirjaa Alex ja sen innoittamana kolme pointtia. Enemmänkin voisi keksiä, mutta kolme riittäköön.

1. Perinteinen IT -hankintaprosessi, ns. vesiputousmalli ei sovellu tilanteeseen, jossa halutaan yhdessä kehittää innovatiivisia ratkaisuja eikä ole mahdollista eikä viisastakaan määritellä lopputulosta etukäteen. Käytimme hankinnassa työkoetta, jossa arvioitiin tiimien osaamista ja kykyä tuottaa toimivia ratkaisuja rajatussa ajassa. Se oli toimiva tapa.

2. Yksi + yksi on enemmän kuin kaksi. Isoissakin kunnissa digipalvelujen kehittäjät ovat olleet varsin yksin. ODA -konsortiossa kehittäjät eri puolilta Suomea ovat löytäneet toisensa. Olemme tutustuneet toisiimme valmennuksissa ja lähipäivinä, rutiinikokoukset hoidetaan etäyhteyksien kautta. Porukka on pysynyt yllättävän hyvin kasassa. Monet naurut on naurettu, mutta myös isketty päätä seinään, turhauduttu ja kiukuttu. Enää kukaan ei luule, että tässä vain otetaan käyttöön valmis tuote, vaan ihan oikeasti me teemme sitä itse, ketterän kehittämisen menetelmin, yrityksen ja erehdyksen kautta.

ODA-projektipäälliköt VSSHP:n pilottiin tutustumassa

3. Monet sosiaali- ja terveystoimen prosessit ovat kaoottisia, niitä ei ole kuvattu ja niissä on luvattoman paljon asiakkaan tarpeista riippumatonta vaihtelua. Pilottitiimit ovat kuvanneet ja uudistaneet sekä vakioineet asiakasprosessejaan Lean -oppien mukaisesti. He ovat saavuttaneet merkittäviä parannuksia jo ennen ensimmäistäkään IT -ratkaisua. Parhaimmillaan digitalisaatio kääntää prosessin kokonaan uuteen asentoon. Meidän ammattilaisten on yllättävän vaikea päästää irti vakiintuneista tavoista ja ajattelumalleista. Innovaatioita voidaan vauhdittaa kuulemalla huolella asiakkaiden toiveita ja näkemyksiä sekä altistamalla itsemme muiden ulkopuolisten ihmettelylle. 

Projektin rahoituskausi päättyy tämän vuoden syksyllä, mutta kehittäminen jatkuu uusissa rakenteissa. Tulevat maakunnat ottanevat omistajuutta, yhteistyö Virtuaalisairaalan ja Kelan kanssa tiivistyy ja itse kehittäminen siirtyy vastaperustetun valtakunnallisen SoteDigi yhtiön vastuulle. Mutta loppujen lopuksi ihmiset tekevät tulokset. On tärkeä ylläpitää tässä projektissa syntyneet kontaktit ja toimivat mallit sekä jatkaa tiivistä toiminnan ja IT:n yhteiskehittämistä!

Teksti: Tuula Heinänen, ODA-projektin koordinaatioryhmän pj.

Kehittämisfiiliksiä marraskuun pimeinä hetkinä

Syksy alkaa kääntyä talveksi ja ensimmäiset lumipyrytkin on jo saatu. ODA-hanke on siirtymässä vauhdilla täyteen pilotoinnin vaiheeseen. Tällä hetkellä käynnissä on yhdeksän pilottia eri kaupungeissa ja lisää käynnistyy sprinteittäin. Ensimmäisenä ovat lähteneet käyntiin oirearviot ja sosiaalipalvelujen hyvinvointiarviot. Vauhti siis vaan kiihtyy ja tavoitteena on, että noin 30 pilottia pyörii sujuvasti eri kehitysvaiheissa vuodenvaihteessa.

Pilotointivaihe vaatii pilotteja toteuttavilta toimijoilta ja hanketoimistolta taas hieman erilaista asennoitumista ja erittäin paljon epävarmuuden sietokykyä; Nyt testataan ensimmäisiä versioita oikeista palveluista, jotka eivät kuitenkaan ole vielä lähimainkaan valmiita. Kuitenkin etenemistapa ja palvelun nopea testaus oikeilla asiakasryhmillä hyvin alkuvaiheessa ja raakana on tarkkaan valittu tapa kehittää. Ketterän kehittämisen kautta saamme arvokasta asiakaspalautetta jo aikaisessa vaiheessa ja säästämme sitä kautta aikaa ja rahaa. Samoin on tietoinen valinta testata samoja hoitopolkuja hyvin erilaisissa ympäristöissä. Näin voimme validoida palvelun kansallista toimivuutta ja rakentaa yhteisiä toimintamalleja.

Palautteen kerääminen ja sen prosessointi ovat nousseet hyvin tärkeään rooliin. Palautteiden volyymi on suuri johtuen osittain ketterän kehittämisen mallista. Ja toki volyymi nousee jo pelkästään siksi, että pilotteja toteutetaan kymmeniä samaan aikaan. Tästä syystä muutostoiveiden ja kehitysehdotusten hallinta on kriittistä. Keskeistä myös tässä kehittämisen vaiheessa on kustannushyödyn pitäminen tiukasti fokuksessa eli miten yksittäiset muutokset vaikuttavat positiivisesti asiakkaan ja/tai ammattilaisten arkeen. Lisäksi jokaisella pilotilla on yksi selkeä mittari, jota seurataan ja joka kertoo toiminnallisten muutosten ja sovelluksen vaikutuksista prosessissa.

Nyt edetään tiukassa tahdissa, osittain sokkonakin, mutta vakaasti uskoen, että valittu kehittämisen tapa on oikea ja se tuottaa näkyviä tuloksia nopeasti. Palvelun kehittymistä sprinteittäin raakileesta valmiimmaksi tuotteeksi voi seurata mm. kolmen viikon välein järjestettävissä ODA Talks -sessioissa. Tervetuloa seuraamaan seuraavaa lähetystä torstaina 9.11. klo 15-15.30. täällä. Samalta kanavalta löydät myös aiemmat ODA Talks -lähetykset.

Teksti: Jonna Piiroinen, ODA-hanketoimisto